Johtajan assistentti

1\. Suunnittelu ja koordinointi (ajanhallinta) Aikataulunhallinta: Työaikataulun luominen ja muokkaaminen, kokousten, neuvottelujen ja puheluiden aikatauluttaminen. Liikematkahallinta: Lippujen varaaminen, hotellien varaaminen, matkasuunnitelmien suunnittelu. Kokousten valmistelu: Materiaalien kerääminen, osallistujille ilmoittaminen, pöytäkirjojen laatiminen ja laatiminen. 2\. Asiakirjojen hallinta ja viestintä Kirjeenvaihdon käsittely: Saapuvien asiakirjojen ja kirjeiden vastaanottaminen, rekisteröinti ja jakelu. Liikekirjeenvaihto: Viestintä esimiehen puolesta, kirjeiden ja tilausten laatiminen. Pyyntöjen suodatus: Alustava yhteydenpito kumppaneihin, asiakkaisiin ja työntekijöihin. 3\. Tiedot ja analysointi Tiedonkeruu: Yhteenvetojen, raporttien ja analyyttisten materiaalien laatiminen ennen kokouksia. Urakoitsijoiden haku: Markkinoiden seuranta, tavaroiden ja palveluiden tilaaminen toimiston tai esimiehen tarpeisiin. Toteutuksen seuranta: Esimiehen antamien tehtävien määräaikojen seuranta. 4\. Hallinnolliset ja siivoustehtävät Työtilan tarjoaminen toimistossa: paperitarvikkeiden, kahvin, veden ja laitteiden tilaaminen. Henkilökohtaiset asiat (elämäntapa): lahjojen ostaminen, yritystapahtumien järjestäminen tai esimiehen päivittäisten asioiden hoitaminen. Vaadittavat taidot: Proaktiivisuus (kyky ajatella askeleen eteenpäin ja ennakoida vaihtoehtoisia skenaarioita; toisin sanoen assistentilla tulisi aina olla varasuunnitelma) Luovuus Liikekirjeenvaihdon perusteiden ja ydintaitojen tuntemus Uteliaisuus Tunneäly Itsekuri Tarkkaavaisuus Hyvä muisti Stressinsietokyky Sosiaalisuus Hyvin kehittynyt sanasto ja selkeä puhe **Korkeatasoinen suomen, englannin ja venäjän kielen taito**